ISO9001/ISO14001
コンサルティング・研修

解説
   ISOマネジメントシステム 構築
このセクションでは、ISOマネジメントシステムを "構築"するとはどういうことか、実務の視点で考えます。
目  次
システム構築とは
マネジメント と
マネジメントシステム
(入門解説編)


ISO規格とは何か
詳しくは
要求事項は経営目的の達成に必要な条件
規格運用の利益は経営目的の達成と組織の発展
認証登録は効果的な組織運営の証明

海外での
ISOへの取組み
米国は規格の論理重視、日本は審査合格優先で、お手軽?(こちら)
欧州3国も 規格論理重視の米国流、日本だけ例外か? (こちら)
米国でのISO9001:2000 システムの構築、運用の実態(アンケート調査結果(こちら)

規格が意図する
システム構築とは

<ISO中央事務局:
ISO9001:2000 品質マネジメントシステム の構築と運用 (ISO 9000:2000
- Selection and use)>

(全文和訳こちら)
@ 既存の品質マネジメント システムと規格の要求事項との差異(gaps)を明確にする。
A 見出した差異を埋める(close the gaps)処置を決める。
B その実行計画を策定し、実行する。

海外での
システム構築作業
差異分析(Gap Analysis)が欧米のシステム構築法。
これは規格の意図でもある。
  (こちら)

要求事項の適用
の基本的考え方

<N.H.Croft(TC176/TG1.9 リーダー:
標準化と品質管理,
53,10 (2000.10)>
規格要求事項の適用に疑念をもった時には、「規定される方法論を用いることが、自分にとって有益なことだろうか」をまず最初に考えるべきである。
もしあなたが役に立っていると思うなら、審査員がそれを要求するか否か、規格がそれを必要としているかどうかは問題ではない。


システム構築とは どのようなことか
ISOマネジメントシステムを構築するとは、実際にはどういうことなのか
規格の意図に沿う実務の視点で考えます。
実務の視点が、簡素で、使い易く維持し易い、役に立ち、利益を得るシステム
の確立という規格の意図を実現させます。

実務の視点
から見たシステム構築
システム構築とは、
既存の仕事を規格の示す条件に合致させること
<規格要求事項>  要求事項は経営管理活動に対する必要条件
   ISOマネジメントシステム規格は、組織を運営する仕事、つまり、経営管理(マネジメント)に対する必要条件を規定している。『要求事項』は、必要条件や要件の意味であり、組織が顧客満足向上ないし環境負荷低減を通じてその発展を目指すなら、これら条件を満たすことが必要である、という意味で規定されている。規格は登録審査の基準として用いられるが、それ自体を目的とするものではない。
 
  如何なる組織にも経営管理活動(マネジメント)は存在している。組織が存続しているのは、売れる製品、サービスを作り出し利益を挙げられるように、事業活動を指揮、管理する経営管理活動(マネジメント)が機能しているからに他ならない。規格はこの活動に対する条件を規定しているのであり、品質あるいは環境マネジメントシステムという名の新たな仕事や仕組みを構築することを要求するものではない。
 
<既存業務の見直し> システム構築とは既存業務の見直し、修正
  システム構築とは、現に存在する組織の経営管理活動を、規格の狙い、意図に沿ったものとすることであり、『要求事項』、つまり、必要条件を満たすように実際の仕事の仕方を修正することである。無から有を作り出す作業ではない。
  システム構築作業は、要求事項のひとつひとつについて、既存の仕事の仕方がその条件を満たしているかどうかを検討することから始まる。条件を満たしていない、あるいは、条件を満たしているかどうか明確でないという点があれば、その仕事の仕方、つまり、手順を修正、補強し、時には追加し、また、不明瞭な部分を明確にすること、これがいわゆるシステム構築作業である。
   
<システムの文書化> 実務に使用し、逐次改定することを前提の文書体系
   こうして明確になり、確立された仕事の仕方、手順を文書に記述する。文書にして初めて、仕事の仕方が明確になり、誰もが知ることが出来、組織の隅々で決められた通りの仕事が常に実行されるようになるからである。
 
   これが文書化の目的なのであって、文書化すること自体が目的なのではない。文書に記述された手順は実行されなければならず、組織の仕事は日常的に変化するものであり、改善のために変えなければならない。これが進歩であるからである。仕事の仕組みや文書、記録の内容と管理の方法は、実務で実行出来、実務の変化に柔軟に対応できるものであることが極めて重要である。
 
<全体マネジメントシステムと一体となったシステム>
   どんな組織にも、経営管理活動(マネジメント)は存在する。それはいわゆる経営者、管理者が行っている業務のことである。規格はこれを全体マネジメントと呼んでいるが、規模の大きい組織では品質、生産、資金管理など種々の目的に分けてもマネジメントが実施されているのが普通である。この場合、多くの業務は複数の目的別マネジメントに関係しているが、大抵の業務は個々のマネジメントを意識せずに行なわれているのが実際である。
   
  ISO規格のマネジメントは、このような組織の全体マネジメントの中の特定目的のマネジメントのひとつである。ISOマネジメントシステム(経営管理の業務体系)は決して、既存の全体マネジメントのシステムや日常の業務から独立した新たなものではない。ISOマネジメントシステムの業務とその仕組みや文書、記録は基本的に、全体マネジメントシステムの一部として確立され、あるいは、作成されることが大切である。
 
   このようにして出来上がったISOマネジメントシステムは、規格が意図しているように他のマネジメントシステムや全体マネジメントシステムと一体となっている。従って、日常業務とISOマネジメントシステムが2本立てで併存するというような事態にはならず、別々に構築した二つのISOマネジメントシステムを統合するというような必要も生じない。
 
<役に立つシステム> 実務に役立たない仕事、文書は不要  <21-5>
   要求事項の意味は、規格の論理に則ってなぜそれが必要なのかの観点から考えるべきである。規格は本質的に審査合格のための条件を規定しているものではない。規格は、「・・・・でなければならない」とシステムに対して条件を規定しているだけで、画一的な”対応”を求めるものでもない。要求事項を満たすための効率的、効果的な手順は、組織の業務の性質、態様、規格導入の狙いによって異なって当然である。
 
   規格は、組織の発展に資する条件を規定しているのであって、組織の発展のために役立たない仕事、あるいは、実務に役立たない”形”や文書、記録を、登録審査のために必要として組織に強制するものではない。
 
<利益が得られるシステム> システム構築は出費ではなく、投資
  元来、マネジメントはより良い組織を目指す改善の活動である。これを効果的、効率的に行うために、諸業務をシステム化(体系づけて組織的に実行する)しなければならない、というのが規格の根本の考え方である。文書化などシステムの構築、維持が組織の負担であることは事実であるが、それを上回る利益がもたらされ得るのがシステム化であり、規格の要求事項はそのように規定されている。
   
  審査優先のシステム構築は規格の意図に反し、システムをコストとするのみである。費用対効果の観点から組織に利益をもたらすことを前提として、システム構築を図ることが大切である。すなわち、業務の"形"を整えるのでなく、規格の狙い、改善を実現させ得るシステム運用に焦点をあてたシステム構築が必要である。
 
<認証審査への対応>  "形"がなくとも審査不合格にはならない
   審査は組織の仕事が規格要求事項を満たしているかどうかを確認する作業である。組織は規格の要求事項に沿って仕事をしていることを説明できればよいのであって、そうでないということを客観的証拠で証明するのは審査員の仕事である。"形”があると審査員への説明は容易だが、規格が明確に規定している以外の手順や文書、記録はなくても、それが不合格の理由になることはない。

審査の視点
から見た
システム構築
システム構築とは
認証審査に合格する仕事の仕組みをつくること
(日本の多くの解説書が説く,日本特有のシステム構築方法)
<基本認識>
システム構築は登録取得のために必要
★ 組織の日々の仕事とは別の、マネジメントシステムと呼ばれる新たな仕事の仕組みの構築
★ システム運用の負荷は登録取得の代償であり、受忍すべきもの
<システム構築とは>
★ 登録取得を目的としてシステムを構築
★ 既存システムと別個の新たなシステムをつくる
★ 要求事項に対して、審査合格優先の、目に見える"形"を導入する
★ どの組織にも画一的な対応処置を適用する
★ システム運用の便宜を顧慮しない

<システム運用>
運用の利益が不明確
運用、維持の負担が過大
★ 審査を受けるための仕事となる
<認証審査>
認証審査に合格して登録証を取得し、維持するためにある
H14.7.7(H14.10.15,H15.1.15,7.2改,H21.11.2修)

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